Zaznacz stronę

Osoby prowadzące działalność gospodarczą, które wykorzystują prywatny samochód, motocykl lub motorower do prowadzenia biznesu, mogą wliczać koszty podróży służbowych do kosztów uzyskania przychodu. Trzeba jednak spełnić dwa warunki. Po pierwsze, trzeba koniecznie prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, do której wpisuje się każdy służbowy przejazd. W ewidencji tej wylicza się kilometrówkę, czyli mnoży się ilość przejechanych kilometrów w celach służbowych przez stawkę określoną ustawowo dla danego pojazdu. Wynikająca z tej kalkulacji wartość określa górną wysokość kosztów, które w danym miesiącu można rozliczyć. Po drugie, wszystkie wydatki należy udokumentować rachunkami lub fakturami. Zatem mówiąc krótko, można rozliczyć tylko faktycznie poniesione i udokumentowane wydatki, do wysokości nie przekraczającej kwoty wynikającej z kilometrówki.

Stawki

Określone stawki kilometrówki ustalono w 2007 roku i do tej pory pozostają niezmienne. Wynoszą one odpowiednio: 0, 1382 zł/km dla motorowerów, 0, 2302 zł/km dla motocykli, 0, 5214 zł/km dla samochodów osobowych, których pojemność skokowa silnika nie przekracza 900 cm3, oraz 0, 8358 zł/km dla samochodów osobowych z silnikiem większym niż 900 cm3.

Za koszty użytkowania samochodu, które mogą zostać rozliczone w ramach kilometrówki, można uznać, poza oczywistymi wydatkami na zakup paliwa, wszelkie inne wydatki związane z eksploatacją pojazdu. Można zatem rozliczyć koszt zakupu polisy ubezpieczeniowej, ewentualnych napraw i części zamiennych lub choćby wymiany oleju czy opon. Co ważne, rozlicza się koszty brutto. Nie przysługuje bowiem prawo odliczenia podatku VAT od tych wydatków. Ponadto należy pamiętać, że w danym miesiącu rozlicza się kwotę faktycznie poniesionych wydatków, oraz że nie można rozliczyć większej kwoty, niż ta, wynikająca z kilometrówki.

Kilometrówka a pracownik

Z narzędzia, jakim jest kilometrówka, mogą korzystać również pracownicy etatowi, którzy za zgodą pracodawcy użyli służbowo prywatnego samochodu. W takim przypadku wpisują do rozliczenia delegacji ilość przebytych kilometrów i mnożą przez odpowiedni wskaźnik. Pracodawca ma obowiązek wypłacenia wynikającej z rozliczenia kwoty, a pracownik nie musi przedstawiać żadnych dokumentów potwierdzających wydatki. Co więcej, kwota ta nie jest wliczana do dochodu.

Przykładowo: przedsiębiorca, wykorzystujący w celach służbowych samochód prywatny o pojemności powyżej 900 cm3, przejechał służbowo 2000 km, co zapisał w księdze ewidencji przebiegu pojazdu. Kilometrówka wynosi zatem: 2000 km x 0, 8358 zł/km = 1671, 60 zł. Jedyne wydatki związane z autem to wydatki na paliwo w kwocie 800 zł brutto, co ma udokumentowane fakturami VAT. Wydatki te nie przekraczają kwoty kilometrówki zatem może je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Jako koszty wpisze zatem faktyczne 800 zł. Jeśli byłby to pracownik, który swoim samochodem przejechałby ten sam dystans, to pracodawca byłby zobowiązany do wypłacenia mu całej kwoty kilometrówki tj. 1671, 60 zł.